برای درج پاورقی باید از منوی Insert زیر منوی Footnote را انتخاب کنید. با انتخاب این منو پنجره ای ظاهر میگردد. با انتخاب این گزینه و زدن تایید ، مکان نما به پایین صفحه میرود و به شما اجازه میدهد تا توضیح مطلب خود را بنویسید البته میتوانید از کلید ترکیبی Alt+Ctrl+F نیز استفاده کنید.
● پاورقی (Footnote) - جستجو (Find) - جایگزینی (Replace) - برو به (Go to) - استفاده از خطایاب - پاورقی (Footnote) : برای درج پاورقی باید از منوی Insert زیر منوی Footnote را انتخاب کنید. با انتخاب این منو پنجره ای ظاهر میگردد. ▪ پاورقی (Footnote) : با انتخاب این گزینه و زدن تایید ، مکان نما به پایین صفحه میرود و به شما اجازه میدهد تا توضیح مطلب خود را بنویسید البته میتوانید از کلید ترکیبی Alt+Ctrl+F نیز استفاده کنید. برای درج اولین پاورقی در پاراگراف اول مکان نما را بعد از کلمه راه انداز قرار دهید، حال از منوی Insert روی زیر منوی Footnote رفته کلیک نمایید. اکنون Footnote را تیک بزنید. حال کلید Ok را بزنید پس از زدن Ok مکان نما به پایین صفحه انتقال پیدا خواهد کرد و شما میتوانید توضیح پایین صفحه را بنویسید. با زدن ok خود برنامه بطور خودکار عدد یک را کمی بالاتر در محیط متن بعد از کلمه راه انداز قرار داده و همین طور عدد یک پایین صفحه را و از طرفی برا جدا کردن محیط متن و پاورقی خطی رسم کرده است . در کل میتوان گفت شما فقط یک درج پاورقی کردید و توضیح نوشتید اما برنامه دو عدد یک ( یکی در بالای متن و یکی در پایین متن ) درج کرد و خط جداکننده محیط و متن را نیز کشیده است . چنانچه قلم عددهای بالای متن کوچک هستند شما میتوانید سایز آنها را تغییر دهید. زمانی که روی کلمه در درون متن قرار بگیرید توضیح متن پایین صفحه را بشما در Box کوچکی نشان خواهد داد. در صورتیکه بخواهید پاورقی را از بین ببرید کافی است شماره بالای کلمه درون متن را بلوک کرده و کلید Delete را از صفحه کلید بفشارید. در صورتیکه بخواهید خط جداکننده محیط و متن را به وسط یا سمت راست یا چپ صفحه انتقال دهید مراحل زیر را دنبال کنید: 1) صفحه را از منوی View به حالت Normal ببرید. 2) از منوی View زیر منوی Footnots را انتخاب کنید توجه داشته باشید دستور Footnote را از منوی Insert فعال کرده باشید وگرنه این زیر منو برای شما فعال نخواهد بود. 3) زمانی که صفحه به دو قسمت تقسیم شد از Drap Down جعبه Footnote در صورتیکه Footnote را انتخاب کرده باشید و در جعبه Endnote در صورتیکه Endnote را انتخاب کرده باشید گزینه Footnote Separator را انتخاب کنید خط ظاهر شده و شما میتوانید از نوارابزار Formatting با استفاده از کلیدهای Center برای وسط چین کردن Align Right برای راست چین کردن و Align Left برای چپ چین کردن خط استفاده کنید. 4) شما میتوانید از منوی View حال پنجره را به حالت Page Layout ببرید. ● انتها نویس (Endnote) : با انتخاب این گزینه و درج آن ، توضیحات بجای آنکه در پایین صفحه قرار گیرند در انتهای متن یا انتهای هر بخش قرار می گیرند. ▪ شماره (Numbering) : ▪ شماره خودکار (Auto Number) : برنامه بطور خودکار شماره میزند. ▪ علایم (Custom Mart) : در این انتخاب میتوانید بجای استفاده از شماره یا حرف از علایم استفاده کنید ، در اینصورت برنامه برای پاورقی اول یکبار آن علامت را درج کرده و به همین ترتیب ادامه میدهد ؛ با کلیک روی Symbol میتوان علامت مورد نظر را انتخاب کرد. برای اینکه بتوان به دیگر امکانات پاورقی دسترسی پیدا کرده می توان روی گزینه Options کلیک نمود . در این گزینه دو کادر محاوره ای وجود دارد : ▪ همه پاورقی ها (All Footnote) : همانطور که گفته شد پاورقی معمولاً در پایین هر صفحه قرار دارد اما چنانچه خواستید میتوانید محل آن را در زیر متن نیز قرار دهید . معمولاً این انتخاب در کتابها استفاده نمی شود اما اجرای آن در برنامه وجود دارد : 1) در پایین صفحه (Bottom of Page) که این گزینه معمولاً متداول است. 2) در زیر متن (Beneath Text) که معمولاً متداول نیست. ▪ روش شماره گذاری (Number Format) : توسط این گزینه میتوان روش شماره گذاری را تغییر داد. ▪ شروع از (Start at) : معمولاً شروع اولین پاورقی عدد یک می باشد، اما اگرروی ادامه یک کتاب یا پرونده دیگر کار می کنید میتوانید شماره شروع را تغییر دهید. ▪ همه انتها نویس ها (All Endnote) : ▪ محل انتهانویس (Place at) : اگر بخاطر داشته باشید گفته شد محل انتها نویس ها در انتهای پرونده است . اما در صورت لزوم میتوان جای آنها را در انتهای هر بخش نیز تعریف نمود. 1) انتهای هر بخش (End of section) 2) انتهای هر پرونده (End of document) روش شماره گذاری (Number format) : توسط این گزینه میتوان روش شماره گذاری را تغییر داد. شروع از (Start at) : شماره آغازین را تغییر میدهد. شماره گذاری (Numbering) : الف) ادامه دار (Continuous) : انتخاب این گزینه موجب می شود تا شماره توضیحات بصورت مرتب پشت سر هم اعمال شود. ب ) شروع مجدد در هر بخش (Restart each section) : این انتخاب موجب خواهد شد تا پس از شروع هر بخش شماره ها مجدداً از یک آغاز شوند. ▪ تبدیل (Convert) : برای فعال شدن این گزینه ابتدا باید Footnote یا Endnote را انتخاب کرد. اگر یک پرونده را کامل تایپ کنید و در آن از پاورقی استفاده نمایید، به کمک کادر محاوره ای All Footnote و با کلیک روی گزینه Convert میتوان تمام پاورقی ها را به انتها نویس تبدیل کرد. این گزینه در کادر محاوره ای All Endnote نیز وجود دارد و در صورت وجود انتهانویس، همه انتها نویس ها را به پاورقی تبدیل می کند. ▪ جستجو(Find) : توسط این فرمان که در منوی Edit قرار دارد میتوان حروف و کلمات را جستجو کرد و یا میتوان از کلید ترکیبی Ctrl+F استفاده نمود. متنی را تایپ کنید. در قسمتFind از گزینه Find What کلمه ای را که جستجو می کنید تایپ کرده و Enter را بزنید تا اولین کلمه یافت می شود . حال با کلیک روی گزینه Find Next میتوانید به دنبال بقیه کلمه ( مورد نظر ) موجود در متن بگردید. در صورتیکه کلید More را فشار دهید کادر دیگری باز میشود. در این کادر میتوان برای جستجوی متن حساسیت هایی را ایجاد نمود. ▪ محدوده جستجو (Search) : اگر بخواهید در گزینه Find تمامی پرونده را جستجو کنید باید در انتخابها محدوده جستجو ALL باشد ( یعنی جستجو در همه پرونده ) . با انتخاب گزینه Down با باز کردن فهرست رو به پایین میتوان از برنامه خواست تا از محل مکان نما به پایین و با انتخاب گزینه UP از محل مکان نما به بالا را جستجو کرد. ● جایگزینی (Replace) : این زیر منو که در منوی Edit قرار گرفته به شما این امکان را میدهد تا به دنبال کلمه گشته و بتوانید آن را با کلمه دیگری جایگزین نمایید. برای دسترسی به این زیر منو از کلید فوری و ترکیبی Ctrl +H نیز میتوان استفاده نمود. برای انجام این کار کافیست در Find What کلمه مورد نظر را در Replace With کلمه ی جایگزین را وارد کرد. بقیه گزینه ها همان است که در فرمان Find در اختیار داشتید. اما در این پنجره دو گزینه دیگر بنام Replace, Replace All وجود دارد. گزینه Replace تک تک ، کلمه یافته شده را با کلمه جدید جایگزین میکند اما گزینه Replace All هر آنچه را که بیابد جایگزین خواهد کرد. ▪ برو به .....(Go To) : این زیر منو در منوی Edit وجود دارد و از کلید فوری Ctrl+G یا F5 یا دبل کلیک روی سمت چپ سطر وضعیت می توان به این کادر محاوره ای دسترسی پیدا کرد. اگر به شما بگویند در یک پرونده ی فرضاً 200 صفحه ای به صفحه 42 بروید آیا فقط به کمک کلیدهای ویرایشی این کار را انجام میدهید ( یعنی با کلیدهایی مثل Page Down, Page Up ) . این روش ، روش صحیحی نیست ، کافیست کلید فوری این زیر منو را بزنید. این گزینه به شما این امکان را خواهد داد تا به فرامین زیر دسترسی سریعتر داشته باشید. ● استفاده از خطایاب ▪ خطایابی املایی و گرامری هنگام تایپ : علاوه بر کنترل املاء و گرامر کل مدرک در هر بار ، Word میتواند متن را هنگام تایپ نیز کنترل کند. کلماتی که در فرهنگ لغت وجود ندارند، با یک زیر خط موجدار قرمز رنگ و خطاهای گرامری با یک خط سبز رنگ مشخص می شوند. خطاها را می توان همان موقع یا هر زمان دیگری رفع نمود. برای کار کردن با یک کلمه یا عبارتی که با خطایاب خودکار املاء یا گرامر ، زیر خط دار شده است ، روی کلمه یا عبارت ، کلیک راست کنید. منویی ظاهر میشود که شامل پیشنهادات جایگزینی کلمه ( در صورت پیدا شدن ) و چندین فرمان مرتبط است. برای خطاهای املایی ، انتخابهایی بصورت زیر وجود دارد : 1) متنی را تایپ کنید در صورت پیدا شدن زیر خط موج دار قرمز روی کلمه کلیک راست کنید. 2) برای جایگزینی کلمه با یکی از جایگزین های پیشنهادی ، روی کلمه جایگزین کلیک کنید. 3) برای چشم پوشی از تمام موارد مشابه در مدرک ، برروی Ignore All کلیک کنید. 4) برای اضافه کردن کلمه به فرهنگ لغت ، برروی Add کلیک کنید. 5) برای افزودن اشتباه تایپی به لیست ابتدا ، Auto Correct ابتدا را انتخاب کرده و سپس املای جایگزین مناسب را انتخاب کنید. 6) برای شروع یک خطایابی منظم ، روی Spelling کلیک کنید. تمام گزینه هایی که در بالا گفته شد در این کادر وجود دارد. هنگامی که روی یک خطای گرامری کلیک راست می کنید انتخابهای زیر به شما پیشنهاد میشوند : 1) یک جایگزین پیشنهادی برای درج در مدرک ، انتخاب کنید. 2) برای چشم پوشی از خطای موجود ، Ignore Sentence را انتخاب کنید. 3) برای شروع یک خطایابی گرامری منظم ، Grammar را انتخاب کنید. البته میتوانید از کلید ترکیبی F7 یا از نوار ابزار Standard کلید Spelling & Grammer را نیز انتخاب کنید. برای ظاهر کردن کلمات زیر خط دار با خطایابی خودکار املایی و گرامری از منوی Tools زیر منوی Option سپس برگ نشان Spelling & Grammer و گزینه های Check Grammer Spelling as you type, Spelling ، Check Spelling as you type راانتخاب کنید. و اگر مدرکتان شامل کلمات زیرخط داری با خطایابی خودکار املایی و گرامری است و میخواهید زیر خط ها را پنهان سازید، از منوی Tools زیر منوی Option سپس برگ نشان Spelling & Grammer و گزینه های Hide Spelling Errors in This Document,Hide Grammatical Errors in This Document را برگزینید. برای نمایش دوباره زیر خط ها این دو گزینه را از انتخاب خارج کنید. استاد آن لاین |
