مقاله حاضر به بررسی تعاریف، ویژگیها، الگوهای ساختاری و فرایند تشکیل سازمان مجازی می پردازد. از آنجا که پایداری سازمان مجازی به عنوان یک سیستم از اهمیت ویژه ای برخوردار است، لذا عوامل پایدارساز این گونه سازمانها نیز با ارایه یک الگو و اصول مربوطه ارایه شده است.
نویسنده: احمد تابنده چکیده مقاله حاضر به بررسی تعاریف، ویژگیها، الگوهای ساختاری و فرایند تشکیل سازمان مجازی می پردازد. از آنجا که پایداری سازمان مجازی به عنوان یک سیستم از اهمیت ویژه ای برخوردار است، لذا عوامل پایدارساز این گونه سازمانها نیز با ارایه یک الگو و اصول مربوطه ارایه شده است. مقدمه اصطلاح سازمان مجازی، اولین بار توسط موشویتس در سال 1986 مطرح شد. «مالون» و «دیویدو» MALONE و DAVIDOW اولین کسانی بودند که به طور دقیق و سازگار در کتاب خود ایده «بنگاه مجازی» را مطرح کردند. سازمان مجازی حیطه وسیعی از فعالیتهای سازمانی اقتصادی و غیراقتصادی را می پوشاند. کسب و کار الکترونیک شامل کار در خانه(TELEWORK) ، صنایع کوچک و متوسط مجازی تا شبکه های بزرگ کسب و کار در حیطه فعالیتهای اقتصادی قرار می گیرد. از سوی دیگر، در سایر بخشها نیز سازمانهای مجازی خصوصا در همکاری میان موسسات علمی، گروهها وسازمانهای غیرانتفاعی و غیردولتی دارای کاربرد وسیعی است. مقاله حاضر به بررسی مفاهیم ساختارها و سازوکارهای سازمان مجازی در حیطه کسب و کار می پردازد. اهمیت سازمان مجازی در این گونه فعالیتها شامل موارد زیر می شود: 1 - اشتراک و همکاری در منابع، قابلیتهای محوری و تسهیم هزینه ها میان چندین شرکت یا موسسه؛ 2 - شکلهای مختلف سازماندهی و امکان انعطاف پذیری در سازماندهی؛ 3 - وجود فناوری اطلاعات به عنوان عامل اصلی و تواناساز؛ 4 - اجرای عملیات شبکه ای. ویژگی های سازمان های مجازی گرچه از عمر مفهوم سازمان مجازی نزدیک به دودهه می گذرد، لیکن هنوز هم در ادبیات مزبور تفاوت در تعاریف ونگرشها وجود دارد. علت این امر پویایی مفاهیم و بروز پدیده های گوناگون و نوین در حیطه مزبور است. لذا در این مقاله سعی شده تا تعاریف و ویژگیهای ارایه شده به گونه ای جامع نظرات متخصصان مطرح این رشته باشد. الف - تعریف سازمان مجازی: سازمان مجازی، شبکه ای پویا از سازمانها، شرکتها، موسسات و حتی افراد مستقلی است که در قالب اشکال گوناگون فعالیتهای کسب و کار گروهی، تحت یک نام مشخص که الزاما نام واقعی هیچ یک از اعضای شبکه نیست، به صورت موقت یا دایمی گرد هم آمده اند تا با تسهیم هزینه ها، قابلیتهای محوری، ریسک ها و امکانات از فرصتهای کسب و کار برروی یک بستر فناوری اطلاعات و نیز با به کارگیری فناوری اطلاعات، استفاده کنند. ب - ماهیت کسب وکار: کسب و کار سازمان مجازی یک ماهیت نوآورانه، همکارانه، همفزاینده و پویا در قالب عملیات شبکه ای در میان اعضا (شرکتهای تشکیل دهنده) دارد که به صورت فرهنگ سازمانی مشخص نیز در عملکرد کلیت سازمان بروز می کند. ج - ساختارها: در سازمان مجازی گرایش کلی به سوی از بین رفتن سلسله مراتب عرضی و نیز کاهش نیاز به عملیات و ساختارهای فیزیکی است تا بدین وسیله بهره وری بیشتری میان اعضای شبکه به وجود آید. امکان پراکندگی جغرافیایی اعضا و وابستگی نمودار سازمانی و شکل روابط به شرایط تشکیل شبکه باتوجه به اهمیت ارتقای اثربخشی عملیات آن از ویژگیهای ساختاری این گونه سازمانهاست. د - مدیریت: در سازمان مجازی یک دیدگاه مدیریت مشترک و تسهیم فعالیت مدیریتی، رهبری، مالکیت تسهیم شده، برنامه ریزی و تصمیم گیری جمعی، توافقی، عملکرد برمبنای اعتماد، هم سرنوشتی و ریسک پذیری گروهی وجود دارد. ها- بستر و موتور حرکت: سازمان مجازی بر روی بستر فناوری و سیستم های اطلاعاتی بنیان گذاشته شده و از سوی دیگر فناوری اطلاعات به عنوان یکی از عوامل پویا و سازنده سازمان مطرح است. تبادل، توسعه، توزیع و تسهیم سازمان یافته اطلاعات و اطلاعات سامان یافته مرتبط و متناسب با سطوح مختلف تصمیم گیری- عملیاتی، فعالیت اساسی سازمان و نیز حاصل عملکرد قابل قبول آن است که نهایتا در شکل دانش سازمانی مدیریت شده متبلور می شود. الگوهای ساختاری سازمانهای مجازی در پاسخ به این سوال که «چه موقع یک سازمان، مجازی است؟» یک پاسخ مطلق وجود ندارد بلکه برحسب میزان اغنای شرایط مجازی بودن، می توان یک سازمان را در مکان مشخصی از طیف مجازی بودن قرار داد. از این رو، می توان درجات مختلفی از مجازی بودن را باتوجه به سه ویژگی اساسی زیر مورد شناسایی قرار داد: _ فرهنگ سازمان مجازی؛ _ شبکه مجازی؛ _ بازار مجازی. الف - فرهنگ به معنای میزان موافقتی است که اعضای یک جامعه به لحاظ ارزشها و عقاید مشترک با یکدیگر دارند. فرهنگهای سازمانی که گرایش به تحول دارند، احتمال می رود بتوانند مجازی شوند و توانایی بالایی به لحاظ استفاده فعالانه از فرصتهای درون و برون سازمانی دارند. ب - شبکه مجازی به معنای گروهی از سازمان ها یا گروه های درون سازمانهاست که توسعه و حفظ روابط الکترونیک برای پیشرفت موفقیت آمیز وضعیت مجازی آنها نقش حیاتی دارد. روابط درون شبکه غالبا تحت عنوان «مشارکتهای ارزش افزوده» نامیده می شود که بر پایه روابط طولی، عرضی یا همزیستانه (SYM BIOTIC) بنا شده است. این امور مرتبط است با رقبا، همکارانی که در زنجیره ارزش قرار دارند و نیز فراهم آورندگان خدمات و کالاها که همگی تحت یک چتر پوشش داده شده اند تا در مقابل سازمانهای خارج از شبکه، به مزیت رقابتی بالاتری، به صورت جمعی دست یابند. ماهیت مشارکتهایی که سازمان مجازی را شکل می دهند، قدرت و نیز قابلیت جایگزین شدن آنها مشخص می کند که ساختار بهینه آنها چگونه خواهد بود. شش الگوی سازمانی که برای ساختار سازمانهای مجازی مناسب تشخیص داده شده به قرار زیر است: 1 - صورتهای مجازی؛ 2 - الگوهای هم پیمانی؛ 3 - الگوهای پیمان ستاره ای؛ 4 - الگوهای پیمان - ارزشی؛ 5 - الگوهای پیمان - بازار؛ 6 - کارگزارهای مجازی. الف - صورتهای مجازی، عبارتند از همان سازمانهای سنتی که اکنون برروی فضای مجازی (اینترنت) حضور دارند: ب - الگوی هم پیمانی: در این سازمانها همکاری تسهیم شده میان چندشرکت وجود دارد به گونه ای که هر شریک تقریبا سهم مساوی از منابع، قابلیتها، مهارتها و دانش را به اشتراک می گذارد و بدین ترتیب کنسرسیومی تشکیل می شود. این الگو برای اجرای پروژه ها مناسب است و برحسب توافق شرکا می تواند موقت یا دایم باشد. ج - الگوی پیمان-ستاره ای: در این الگو، شبکه هماهنگی متشکل از اعضای به هم پیوسته وجود دارد که هسته یا محور را تشکیل می دهد و در اطراف آن سازمانهای دیگری به عنوان اقمار قرار می گیرند. هسته مرکزی که رهبریت را به عهده دارد دارای نقش برتر بوده و قادر است قابلیتها، تخصصها، دانش و منابع لازم را برای عملیات تعریف شده و نیازهای اعضای فراهم آورد. د - الگوی پیمان-ارزشی: الگوهای پیمان ارزشی، طیفی از تولیدات، خدمات و امکانات وابسته به یکدیگر را برمبنای ارزش قابل دستیابی در یک صنعت یا زنجیره ارزش مشخص گرد هم می آورد. شرکتهای عضو این سازمان مجازی، همگی در کار خود متخصص بوده و در بازار یا قابلیت محوری خود کاملا متمرکز هستند. ها- الگوی پیمان- بازار - سازمانهایی که بر پایه الگوی پیمان بازار ایجاد شده اند، به منظور هماهنگی ساخت و تولید، بازاریابی، فروش و ترویج مجموعه از تولیدات و خدمات متنوع اما سازگار گرد هم می آیند. تفاوت میان الگوی پیمان- بازار با الگوی پیمان - ارزش از این جنبه است که احتمالا چندین زنجیره ارزش در الگوی پیمان بازار درگیر هستند. و - الگوی کارگزاران مجازی: کارگزاران مجازی درواقع طرح ریزی شبکه های پویا را برعهده دارند. این کارگزاران فرصتهای استراتژیک نوینی را به عنوان عرضه کنندگان شخص ثالث ارزش افزوده مانند موارد معمولی بازاریابی اینترنتی و یا کارگزاران اطلاعات ارایه می کنند که حول خدمات ویژه اطلاعات تجاری به ایجاد یک ساختار مجازی اقدام می کنند. این الگو نسبت به سایر الگوها بیشترین انعطاف را داراست و ویژگی دیگر آن این است که معمولا موقتی است. فرایند تشکیل سازمان مجازی هنگامی که یک فرصت کسب وکار تشخیص داده می شود، نیاز به برنامه ریزی و ایجاد سازمان مجازی، ایجاد موافقت یا قراردادهای همکاری میان اعضا یا شرکای مناسب و تنظیم و آرایش دهی زیرساخت مورد نظر برای اجرای عملیات طبق توافق، پدید می آید. مراحل عمده و عملیات لازم برای ایجاد سازمان مجازی در شکل شماره یک آمده است. عوامل تثبیت کننده سازمانهای مجازی در پایداری و تثبیت سازمان مجازی دو عامل نقش اساسی را بازی می کنند که به قرار زیر است: 1 - امنیت در کسب و کار و تبادل اطلاعات. 2 - ایجاد جو اعتماد در سازمانها یا شرکتهای عضو سازمان مجازی. امنیت در تبادل اطلاعات دارای سه جنبه اصلی است که عبارتند از: الف - شناسایی، بدین معنی است که یا توسط شخص ثالث مورد اعتماد دوطرف، در مورد آنها تاییدیه صادر و یا از طریق تبادل رمز مشترک مورد شناسایی طرفین، مبادله اطلاعات انجام شود. ب - دسترسی، بدین معنی است که فضای مورد نیاز طرفهای استفاده کننده از اطلاعات باید کاملا شناسایی شده و به هر عضو در سازمان مجازی دسترسی مناسب برای استفاده از اطلاعات ارایه شود. در این راه، وجود ابزارهای مهمی از قبیل کدهای شناسایی، دیواره های آتش وغیره ضروری است. ج - انتقال، بدین معنی است که انتقال اطلاعات برروی بسترهای امن از قبیل شبکه های خصوصی مجازی(VIRTUAL PRIVATE NETWORK) ویا درون شبکه های حلقه ای بسته(EXTRANET) که بین طرفهای شریک در سازمان ایجاد شده، صورت می گیرد. در رابطه باامنیت اطلاعات دیدگاههای متفاوتی وجود دارد که در جدول شماره یک دو دیدگاه متفاوت با یکدیگر مقایسه شده اند. برخی صاحبنظران براین عقیده اند که تعریف اعتماد در سازمان مجازی به معنای مکانیسمی برای کاهش بی اطمینانی یا عدم قطعیت اجتماعی است که از ویژگیهای سازمانهای مجازی است. لذا اعتماد را به عنوان آمادگی پذیرش ریسک مطرح می کنند. این تعریف را در مطالعه اعتماد در تیم های مجازی نیز به عنوان «اتکا بر رفتار ارتباطی فرد دیگر به منظور دستیابی به یک هدف مطلوب اما در عین حال غیرقطعی در یک موقعیت مخاطره آمیز» به کار برده اند. بنابراین، کلا می توان اعتماد را به عنوان مجموعه ای از اعتقادات و باورها درباره دیگران دانست که این امر عنصر مخاطره را در موضوع اعتماد توجیه می کند. در یک جامعه مجازی، رفتارهای فرصت طلبانه ممکن است به اعمالی از قبیل فروش غیراخلاقی اطلاعات محرمانه شخصی یا سازمانی، استفاده از جامعه مزبور در جهت عرضه کالا و غیره منجر شود. در این جوامع به خاطر امکانات وسیعی که به لحاظ ناشناس سازی افراد و سازمانهای اقدام کننده وجود دارد، اجرای رفتارهای فرصت طلبانه بسیار ساده تر و کشف آنها توسط قربانیان بسیار مشکل تر از جوامع معمولی است. برخی از عواملی که اعتماد طبق آنها تعریف می شود و آن را قابل اندازه گیری می کند به قرار زیر است: 1 - پاسخگوبودن به دیگران (دیگر سازمانها و شرکتها). این معیار طبق موارد زیر تعریف می شود: الف - ارایه پاسخ در زمان مورد انتظار و تعیین شده (تعداد دفعات، موقعیتها،...)؛ ب - کیفیت پاسخهای ارایه شده (عالی، خوب، متوسط، بد، خیلی بد). 2 - مشارکت اطلاعاتی عبارت است از میزان راه دادن دیگران به حریم اطلاعاتی خود. این معیار را با سوال درباره آمادگی و علاقه دیگران (سایر شرکتها یا موسسات) برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات خود می توان سنجید. 3 - تمایل به اعتماد. این معیار را با سوال درباره آمادگی و علاقه به وابستگی به دیگران یا میزان آمادگی به واگذاری امور خود به دیگران می توان سنجید. اصول ایجاد اعتماد در سازمانهای مجازی اعتماد به معنای هماهنگی ساده نیست. مسلم است که توافق کامل در همه زمینه ها امری بسیار پیچیده است. بااین همه در یک رابطه مبتنی بر اعتماد، تضادها باعث ایجاد انگیزه برای شناخت عمیق تر و جستجو برای یافتن راه حلهای سازنده می شود. اعتماد، باعث ایجاد خیرخواهی می شود و لذا هنگامی که یک شرکت دست به کاری می زند که مورد علاقه دیگری نیست، همچنان ارتباطات قبلی را حفظ می کند. وجود اعتماد به ما اطمینان در حفظ رابطه را نوید می دهد و زمینه را برای اطمینان بیشتر فراهم می کند. «باوجود بی اعتمادی، نمی توان در کسب وکار به نتیجه ای دست یافت، لذا اعتماد سنگ بنای روابط ماست.» منظور از اعتماد در یک اتحادیه کسب و کار عبارت از این است که: هر شرکت برای دستیابی به نتایجی در ورای آنچه از طریق دادوستد معمول قابل دستیابی است، بتواند به دیگری تکیه کند. این مفهوم به مجموعه ای از شرایط و الزامات هشتگانه زیر می انجامد: 1 - نیاز متقابل باعث ایجاد فرصت و همکاری می شود؛ 2 - روابط متقابل فردی میان انسانها اساس ایجاد ارتباط میان شرکتهاست؛ 3 - همکاری نزدیک و مشترک میان مدیران ارشد شرکتها باعث ایجاد ارتباطات میان کارکنان آنها و گذر از مرزها می شود؛ 4 - اهداف مشترک، عملکرد شرکتهای همکار را هدایت کرده و بهبود می بخشد؛ 5 - شناخت و حفظ حریمهای امنیتی باعث ترویج مشارکت در اطلاعات و دانش می شود؛ 6 - عزم و اراده همکاری باعث ایجاد شوق به کار بیشتر و عمیق تر خواهد شد؛ 7 - سازمانهایی می توانند با یکدیگر همکاری کرده و جفت وجور شوند که انعطاف پذیر باشند؛ 8 - تداوم همکاری باعث ادامه و رشد شناخت سازمانها و شرکتها از یکدیگر می شود و این امر به نوبه خود باعث همکاری گسترده تر، عمیقتر، پایدارتر، و دانش آفرین تر خواهد شد. نتیجه گیری توسعه تکنولوژی اطلاعات و تحولات مفهومی و ساختاری در مدیریت بنگاههای اقتصادی ما را از مفهوم سازمان سنتی به سوی سازمان مجازی و عملیات شبکه ای سوق داده است. ایجاد و مدیریت این گونه سازمانها ، چالشهایی را با خود به همراه دارد که از مهمترین آنها چگونگی ساختار سازمانی، ایجاد روابط سازمانی، روابط میان انسانها، نقل و انتقالات اطلاعات، چگونگی اجرای پروژه ها و تقسیم کار، اعتمادسازی و مسیله امنیت در تبادلات است. مسایل فوق گرچه در مقاله حاضر حتی الامکان باتوجه به جوانب امر و محدودیتهای آن مورد بحث واقع شده، لیکن هدف نگارنده این بوده که با طرح آنها، زمینه را برای حساس سازی جهت ارایه تحقیقات فراهم سازد. زیرا توسعه این گونه سازمانهای شبکه ای امری اجتناب ناپذیر است ورود به این عرصه مستلزم آگاهی از فرصتها و چالشهای آن است. منابع و ماخذ 1 - GREINER. R AND METES. G (1995). GOING VIRTUAL. 2 - CHRISTIE P.M.J LEVARY R.R. VIRTUAL CORPORATIONS: RECIPE FOR SUCCESS. INDUSTRIAL MANAGEMENT VO140, NO 4, 1998, PP 7-11. 3 - ERBEN, KATHRIN, KLAUS: CORPORATION NETWORKS TOWARD VIRTUAL ENTERPRISES: VONET NEWSLETTER VOL 1,NO 5, 1 DECEMBER 1997. 4 - GALLEGOS F, POWELL SR. TELECOMMUNICATION NETWORKS IN VIRTUAL CORPORATIONS, IS AUDIT & CONTROL JOURNAL VOL III 1997, PP 26-28. 5 - IMPACT PROGRAMME (12 SEPT 1998), EXPLOITING THE WIRED-UP WORLD. BEST PRACTICEIN MANAGING VIRTUAL ORGANIZATIONS, WWW.ACHIEVE.CH. 6 - KNOWLEDGE MANAGEMENT AND VIRTUAL ORGANIZATIONS PP 144-149 YOGESH MALHOTRA, IDEA GROUP PUBLISHING 2000. 7 - CAMARINHA MATOS, H. AFSARMANHS, R. RABELO SUPPORTING AGILITY IN VIRTUAL ENTERPRISES E-BUSINESS & VIRTUAL ENTERPRISES PP 90.91. KLUWER PUBLISHERS 2001.. 8 - MANAGING INFORMATION TECHNOLOGY IN GLOBAL ECONOMY, EDITED BY MEHDI KHOSROWPOUR, PP 467-471. 9 - CATHERINE RIDING. DAVID GEFEN. THE DEVELOPMENT OF TRUST IN VIRTUAL COMMUNITIES. MANAGING INFORMATION TECHNOLOY IN A GLOBAL ECONOMY. IDEA GROUP PUBLISHING 2001 PP 374-377. .......................................................................................... منبع:ماهنامه تدبیر ، شماره 172 |
