Outsource عملیات IT امروزه بسیار رایج گردیده است و بسیاری از شرکتها هنوز با ساده لوحی تمام تصمیم به انجام اینکار می گیرند. اگر سازمان شما قصد دارد تمام یا قسمتی از IT را Outsource نماید، به 5قانون مهم ذکر شده ذیل که می تواند شما را در جهت اجتناب از این خطر یاری دهد، توجه کنید:
1- اطلاع از توانایی های خود: اگر سازمان شما یک مرکز داده در سطح جهانی را اداره می کند، پس از مراجعه به Outsourcer و عدم رضایت از او تعجب نکنید. شرکتها معمولا پس از Outsource نمودن عملیاتی که در حیطه مهارتهای اصلی آنها نمی باشد، شاهد افزایش چشمگیری در سطح خدمات و هزینه خواهند بود. بهترین کار این است که سازمان IT شما اموری را Outsource نماید که در زمینه آنها مهارت کافی ندارد. اگر فاقد اطلاعات لازم برای اطلاع از مهارتهای سازمان IT خود در این زمینه هستید به عقب برگردید و قبل از شناسایی قسمتهای لازم برای Outsourcing، کمی فکر کنید. مشخص کنید که سازمان IT شما با مقایسه هزینه و معیارهای حجم کار بازار خارجی را چطور تشبیه می کند، شاید باور نکنید که اعضای شما به همان خوبی یا حتی بهتر از رقبای خارجی هستند.
2- ساختار IT را بطور کامل حذف نکنید، بسیاری از مدیریان IT به Outsource کردن زیر بنایی IT می پردازند چون به نظر آنها استراتژیک و مهم نمی باشد. در حالیکه این طرز تفکر باعث تاسف است. همانطور که روشن است منظور از ساختار همان فوت و فن سیستم اطلاع رسانی سازمان از جمله عملکردهای مرکز داده، شبکه ها، دسک تاپها و help desk ها هستند.
گر چه Outsource نمودن قسمتهایی از ساختار IT مفید است ولی شرکتها با تشخیص قسمتهای دیگری از IT که چندان هم مهم نیستند در این زمینه افراط می کنند. برای نمونه، شرکتی را می توان نام برد که قصد دارد مرکز داده خود را Outsource نماید چون بدین وسیله می تواند هزینه های خود را کاهش داده و سطح خدمات را افزایش دهد که اینکار خوب است. ولی در مقابل شرکتهای خوب دیگری نیز هستند که اعضای مشمول این فعالیتهای Outsource شده را بطور صد در صد Outsource نمی کنند. آنها اشخاصی را که دارای مهارتهای مهم در این امور Outsource شده هستند برای خود حفظ می کنند. شرکت با نگهداری از این افراد با تجربه از موفقیت و پیشرفتهای مداومی برخوردار خواهد شد. در مثال فوق، شرکتی که عملیات مرکز داده خود را Outsource می کند، می تواند ثبات تجارت خود را حفظ کرده و جلوی شکست خود را بگیرد چون حس می کند چنین کاری الزامی و حیاتی است. باید اطمینان حاصل کنید که بطور اتفاقی و ندانسته این موارد و فرایندهای ضروری در جهت موفقیت IT را در هنگام جستجو برای قسمتهایی از ساختار آن که می خواهید Outsource نمایید، نادیده بگیرید.
3- اطلاع از آنچه Outsource می کنید: بسیاری از شرکتها وقتی پی می برند که کدامیک از سرویسهای IT را باید Outsource نمایند، تلاش خود را آغاز می کنند و این به دلیل آن است که تعریف خوب و حد ومرزی برای خدمات IT که ارایه می دهند قایل نمی شوند. شرکتهایی که از آن (خدمات IT) تعریف خوبی به عمل می آورند (و بطور واضح و کامل آنرا بیان می دارند) براحتی می توانند قسمتهای لازم برای Outsourcing را بیابند.
4- پس از انتخاب فروشنده، فقط به قیمت تکیه نکنید.
معمولا صرفه جویی در هزینه محرکی برای عمل Outsourcing می باشد کما اینکه قیمت نقش مهمی دارد. با وجود این ، قیمت نباید تنها عامل تصمیم گیری برای انتخاب فروشنده باشد. من رهبران IT زیادی را دیده ام که با کمال افتخار نحوه مذاکره خود با یک شرکت فروشنده Outsourcing را بیان و بهترین معامله را انجام داده اند.
واقعیت این است که همه فروشندگان برای کسب درآمد به تجارت می پردازند. (سود ناخالص عمل Outsourcing حدود 30 درصد است). بنابراین یک شرکت ممکن است فروشنده را از نظر قیمت تحت فشار بگذارد ولی در نهایت فروشنده به راهی برای کسب درآمد گریز می زند. بهتر است در ابتدا بجای انجام معامله بزرگی که به قیمتی بیش از حد پیش بینی شده بخاطر شرایط و تغییرات موجود می انجامد، قراردادی بسته شود که منصفانه و به نفع هر دو طرف باشد.
5- پس از Outsourcing به کار خود مشغول شده و به فروشنده تعهد بدهید:
بعضی از مدیریان IT تحت تاثیر این مسیله هستند که Outsource کردن یک قسمت از IT مسیولیت کیفیت در ارایه خدمات را از آنها سلب می کند که این بینش نیز نادرست است. جهت اطمینان از اینکه فروشنده روابط بیشتری را برقرار و کنترل نماید، شرکتها باید از اعضای خود درخواست کنند که به کنترل خدمات Outsource شده بپردازند. در غیر اینصورت در مورد عمل Outsourcing خود با شکست و ناامیدی مواجه می شوند. در هر حال آنها چه مدیر فروش باشند چه مدیران برقرار کننده ارتباط یا مدیران مسیول عقد قرارداد، باز شرکتها باید از نمایندگانی در سازمان خود برای کنترل روابط Outsource شده برخوردار باشند.
نویسنده: Barbara Gomolski
مترجم: شراره حداد



علم الکترونیک و کامپیوتر