در این مقاله ما قصد داریم تا اصول و مبانی یک سازمان مجازی را برایتان آنالیز و تجزیه و تحلیل نماییم . وبه یک سری سوالات اساسی و زیر بنایی در این مورد پاسخ دهید . مثلا"
▪ سازمان مجازی چیست ؟
▪ تفاوت سازمان مجازی با سایر سازمانها چیست ؟
▪ گامهای اجرایی وفرایندهای سازمانهای مجازی کدامند ؟
▪ عواملی که برای ایجاد یک سازمان مجازی اجرا می شوند کدام اند؟
▪ تیمهای مجازی
▪ آزمایشهای مجازی
▪ فروشگاههای مجازی
▪ اداره های مجازی و...
● مقدمه:
شاید شما از خودتان بپرسید چرا باید محل کار ما یک ساختمان حتما" اداری باشد؟
چوابها معمولا" یکسان هستند .مثلا" می گویند چون با سایر همکاران در آنجا هستیم وبه کار فروش یا خدمات می پردازیم. یا درآن مکان نیز می توانیم سوالات کاری خودمان را ازهمکاران بپرسیم.
اما سوال اینجاست، اگر قرارنباشد برای کار کردن و گرفتن جواب سوالات خود به محیط کاری فیزیکی برویدچه مسیله یا مسایلی پیش می آید ؟
به جای همه این هم امکانات یک محیط الکترونیکی ایجاد شود و هر کس بتواند کار خود را از هر نقطه ای از دنیا به راحتی از طریق کانالهای ارتباطی مثل اینترنت کارهای خویش را انجام دهد .
اگر این کارها انجام شود بدانید که اولین گام را در ایجاد سازمانهای مجازی برداشته اید.
● گامهای دیگر برای اجرای فرایندهای سازمانهای مجازی.
▪ چه عواملی باعث می شود که یک سازمان مجازی متفاوت باشد ؟
اولین و مهمترین عامل همان حذف عاملهای زمانی و مکانی است .
یعنی اینکه دیگر شما سد و مانعی به نام زمان و مکان در انجام کارهای خود، ندارید هر وقت بخواهید و هر جا بخواهید می توانید کار خود را انجام دهید .
تمرکز فوق العاده برای خدمات و تولیدات جدید به خصوص آنهایی که ما در آنها قصد داریم فقط به پیشرفت برسیم و تمرکز روی کاهش هزینه نداریم یعنی اینکه نمی خواهیم فقط کاهش هزینه کنیم .
▪ چه عواملی برای ایجاد یک سازمان مجازی انجام می گیرد .
1) تغییر و تحول مدام در سازمانها ی مجازی صورت می گیرد .
2) اهداف به یک سو گرایش می یابند .
3) بهره گیری از علم برای ایجاد محصول جدید و یا نوع آوری جدید صورت می گیرد .
4) ایجاد تغییر سریع و انعطاف آسان با تغییر و جابجایی همکاران .
▪ چه اهدافی در ایجادیک سازمان مجازی دخیل اند ؟
اغلب این گامها برداشته می شود :
1) اغلب کاهش هزینه به میزان خیلی زیاد در تاسیس سازمانهای مجازی صورت می گیرد، مهمترین دلیل آن هم این است که دیگر ساختمانهای آن چنانی برای سازمان نیاز نیستند .
2) بهره گیری از دانش و تجارب همدیگر برای افزایش سود آوری و کاهش هزینه های کلی .
3) در این مرحله سازمان مجازی شکل می گیرد . و کلیه همکاران از تجارب همدیگر استفاده می کنند تا اینکه ابداع و نوع آوری جدیدی شکل گیرد .
البته این نکته مهم قابل ذکر است که ایجاد سازمانهای مجازی در تمام قسمتهای آن صورت نخواهد گرفت بعضی بخشها هستند که امکان مجازی شدن را ندارند.
● اجزای یک سیستم مجازی عبارتند از :
▪ سیستم های مجازی : در این قسمت وظایف تیم ها و افراد تیم که برای یک سیستم مجازی لازم است مشخص می شود .
▪ آزمایشهای مجازی : در این بخش تاثیر عوامل مختلف بر سازمان مجازی بحث و بررسی و آزمایش و اندازه گیری می شود .
▪ اداره مجازی : در این قسمت یک سری وظایفی که اداره مجازی یا یک سیستم مجازی دارد ، مشخص می شود .
▪ فروشگاههای مجازی : شامل فروشگاههایی هستند که قابلیت انعطاف خیلی سریع برای محصولات متنوع دارند .
▪ سازمان مجازی: این قسمت در واقع آخرین مرحله از مجازی سازی است که کل سازمان، مجازی شده است.
▪ در تمامی موارد، سیستم مجازی، به موارد زیر اشاره می کند:
تغییر و تحول دایمی .
خویش مدیریتی در تیم ها و بخشهای مختلف .
دانش غیر ساختاری اما همگرا شده .
چرا مجازی سازی صورت می گیرد؟ یا چه عواملی باعث می شود که ما سازمان مجازی ایجاد کنیم ؟
▪ این عوامل شامل :
محلی سازی ؛ با پیشرفتهای زیاد میل به مشتریان محلی افزایش می یابد .
دسترسی به منابع .
ایجاد کمیته های عالی .
نیاز به تغییرات سریع و مداوم .
افزایش تولیدات و محصولات و خدمات تخصصی .
افزایش ملزومات برای استفاده از دانش تخصصی .
کار الکترونیکی .
در یک سازمان مجازی برای ارتباط، از یک سری ارتباطات کامپیوتری استفاده می شود، که به صورت الکترونیکی است .
شما می توانید با استفاده از تکنیکهای الکترونیکی به عنوان مدیر، فرایندهایی که در سازمان توسط کاربران و کارمندان انجام گرفته یا می گیرد را، کنترل نمایید.
همچنین می توانید از یک سری سیستمهای شبکه به نام:Electronic Workspace Network ، سیستمهای کامپیوتری، کارمندان را به همدیگر ربط دهید. تا اینکه در کل، وظایف و ماموریت سازمان انجام شود.
● ساختاریک فضای کاری الکترونیکی چگونه است ؟
ساختار، یک فضای کاری الکترونیکی است که در واقع همان آیینه تمام نمای سازمان است. این ساختارها باید به راحتی پیشرفت کنند و به سازمان مجازی ادغام شوند.
برای اینکه تمامی این اهداف تحقق یابد، باید تمامی بخشها با همدیگر تعامل دو طرفه داشته باشند. تا به عبارت فلسفی سازمان نایل گردند.
▪ فضاهای الکترونیکی باید این عوامل را آسان سازی کنند:
ایجاد قوانین مربوط به آسان سازی کارها
ایجاد پرونده های جدید
ایجاد لینکهای ارتباطی بین مردمی
وظایف معمولی ساختارهای مجازی اینگونه است:
1) ایجاد یک سیستم تولید که توانایی این را داشته باشد که کارها را به صورت مرحله ای و دقیق انجام دهد یعنی اینکه وقتی مرحله ای تمام شد وارد مرحله بعد شویم.
2) ایجاد یک سیستمی که در آن مردم و مراجعان بتوانند مسایل و مشکلات خود را به راحتی و به سهولت با مراجع ذیربط مطرح نموده و کاملا" راهنمایی شوند.
● نتیجه گیری :
در این مقاله ما سعی کردیم یک سری مطالب کلی در مورد سازمانهای مجازی اعم از اینکه:
▪ چه ضرورتی برای ایجاد و تشکیل سازمانهای مجازی هست؟
▪ اصول و مبانی این سازمانها چیست؟
را برایتان بیان کنیم . اما در پایان متذکر می شویم که آشنایی کامل مدیران با سازمانهای مجازی و برداشتن گامهای موثر برای این فرایند امری لازم و ضروری است . امید است مقدمات و اصول پایه ای ذکر شده باعث برداشتن گامهای موفق دیگر مدیران در این عرصه گردد.
محمدرضا نوروزی
منابع وماخذ :
Main texts:
1. Essential of virtual organization, Daniel& Martin, 2005
2. Be proficiency in virtual organizations, Smith Traveler, 2006.
3. What is a virtual organization, Accel team, 2007.
Related texts:
4. Virtual organization Accel team, 2007.
5. Virtual organization about .com ,2007